עולם הפקת האירועים עבר לא מעט שינויים ותמורות בשנים האחרונות. אם בעבר היו מתחילים לארגן חתונה, למשל, כמעט שנה מראש – הרי שכיום אין בכך צורך ובזכות שלל שירותים ואנשי מקצוע מנוסים אפשר גם לארגן אירוע מוצלח ומהנה תוך פרק זמן קצר הרבה יותר.
חשוב מאד לא להיות שאננים בנוגע לפרק הזמן שעומד לרשותם של מפיקי האירוע וחשוב עוד יותר להחליט מה רוצים לעשות, איך רוצים שהאירוע ייראה ואילו אטרקציות יהיו בו. יש לא מעט נושאים לחשוב עליהם, לקחת בחשבון ולברר בזמן ארגון האירוע:
- קביעת המועד תוך התחשבות בלוח השנה ובמזג האוויר.
- מספר האורחים – צריך לבצע ספירה, גם אם בהערכה גסה, על מנת לדעת כמה אורחים אמורים להשתתף ועל סמך מספר זה להמשיך בשאר הפרמטרים.
- בחירת המיקום שבו יתקיים האירוע – מקום שיתאים למספר המוזמנים ואפשר יהיה להביא אליו את האטרקציות שבוחרים או את התכנית האומנותית.
- אוכל לאורחים – בחינת שירותי הקייטרינג ובחירת המנות שתוגשנה לאורחים.
- עיצוב – השכרת ציוד, פריטי עיצוב או חפצי נוי שונים על מנת לעצב בצורה מושלמת את המקום והאווירה.
- השכרת ציוד משלים או נוסף – רהיטים, פינת זולה, מזנון או דוכן נוסף או השלמה של כיסאות ושולחנות על מנת שיספיקו לכל האורחים.
כאשר לוקחים בחשבון את כל הנושאים האלה ומגדירים בדיוק את כל הנושאים הקשורים באירוע – קל יותר עם הזמן לתכנן את השירותים הדרושים ולפנות בדיוק בזמן המתאים לכל נותן שירות או איש מקצוע.
מתנות לאורחים – כיום לא מוותרים על זה!
אחד הנושאים שחשוב מאד להתייחס אליו ולא להקל בו ראש הוא הנושא של מזכרות לאירוע. כיום נהוג ומקובל לחלק מתנות לאורחים בכל אחד מהשלבים של האירוע – בתחילתו, במהלכו או בסיומו. קשת האפשרויות רחבה ומגוונת ואפשר להציע שלל מתנות שכל אחד מהאורחים ישמח מאד לקבל. נפוץ מאד להעניק לאורחים מתנות ממותגות או כאלה שמופיעה עליהן ברכה או הקדשה, כך שהמתנה מהווה מזכרת מהאירוע ואורחים רבים נוהגים לשמור את המתנה למשך זמן ארוך גם לאחר שהאירוע כבר נגמר.
השכרת ציוד לאירועים – ככה מארגנים אירוע מוצלח
היום בעולם האירועים אין שום דבר מובן מאליו והפקת האירוע היא אחריותו הבלעדית של מי שמפיק, בדרך כלל מי שהאירוע קשור אליו. ההתכנסות יכולה להיות משפחתית משמחת או עסקית והיא תהיה מוצלחת במיוחד אם באמת תהיה חשיבה על כל הפרטים. מבחן התוצאה יהיה בזמן האירוע עצמו כשיהיה קל להבחין שהאורחים נהנים, חשים בנוח ומהלים בנעימים על רקע התכנית האומנותית שנבחרה או בעת שיחה עם חברים, מכרים או בני משפחה שאיתם לא התראו מזמן.
שילוב מושלם של אירוע מוצלח
על מנת שהאירוע אכן יהיה מוצלח ומהנה צריך להיות שילוב נכון של כל הפרמטרים והאלמנטים שקשורים באירוע – גודל נכון של המקום עצמו, בחירה מושכלת של המזון שמוגש לאורחים והזמנה של אטרקציות שמתאימה לקהל המוזמנים מכל הבחינות – כמות משתתפים, גיל ממוצע והאזור שבו מתקיימת הפעילות. במקרים מסוימים יתאים מאד לשכור פינות ישיבה נוספות על מנת שיהיה נוח לאורחים ולא תהיה צפיפות. חשוב מאד לשים לב לנושא זה בעיקר כאשר בין האורחים יש מספר גדול של אנשים מבוגרים.
אל תשכחו את הילדים
במידה ומדובר באירוע בו מביאים המבוגרים את הילדים או יותר מכך, מדובר באירוע המיועד לילדים כמו בר מצווה, בת מצווה וכו’ יש לדאוג לשלב הפעלות לילדים שכך גם הם יהנו מהאירוע. ישנם מגוון סוגים של הפעלות שניתן לשלב באירוע עבור הילדים, בקיץ ניתן להשכיר מתנפחים בכדי להפוך את האירוע לחוויה אמיתית.
אירועים כמו בר מצווה או בת מצווה או אפילו חתונה אליה מגיעים הרבה ילדים יכולים להסתפק באטרקציות כמו שולחנות משחק ומשחקי מולטימדיה, אטרקציות שגם מבוגרים יכולים להנות מהם.
בנוסף ,ניתן לשלב סדנאות כמו סדנאות צביעה, אוריגמי וכו’ בכדי להפעיל את הילדים או להזמין מפעילים כמו מרקידים, קוסמים וליצנים שילדים אוהבים.
הצלחת אירוע
האם האירוע היה מוצלח או לא – את זה אפשר לדעת כבר בזמן האירוע. אי אפשר יהיה שלא לשים לב שהאורחים מחייכים, נהנים, מפטפטים עם מכרים ונשארים הרבה זמן, כלומר לא ממהרים ללכת הביתה. כשהם ילכו עם מתנה שקיבלו – הם ימשיכו לדבר על האירוע גם זמן רב לאחר שהסתיים.
