העונה הגשומה כבר ממש עומדת להסתיים, והנה אנחנו יכולים להרגיש את האביב במלוא הדרו. אך מרבית הסיכויים שאינכם הסתמכתם עתה על תחושות בלבד, וכבר התחלתם בתכנונים הקדחתניים לקראת חתונה שתתקיים לא בעוד אולם אירועים רגיל וגם לא בחצר אירועים שמציעה אווירה כפרית – בחרתם להביא את האולם ממש אל תוך לב לבו של הטבע.
מצד אחד עריכת חתונה בטבע היא דרך נהדרת להגיש אל האורחים אירוע מקורי ובלתי נשכח. מן הצד השני, אם לא די בכך שתכנון חתונה הוא דבר מה די מותח ומתיש עבור החתן והכלה בין כה וכה, אז הרי שעתה עלינו להיערך עם לוגיסטיקה, תכניות מגירה והידברות עם אינספור ספקים.
כיצד נתכנן את החתונה בדרך הנכונה ביותר?
אם החלטתם ללכת עם זה עד הסוף, הקדישו פרק זמן בלתי מבוטל לתכנון הלוגיסטי שנדרש להקמת אירוע בסדר גודל שכזה.
חשוב לזכור כי בשונה מתכנון אירוע רגיל שבו עלינו להידרש לספקים דוגמת תקליטן או ספק שידאג לאטרקציות לחתונה, כאן אנחנו מוכרחים לדאוג לכל המעטפת, וכאשר אנחנו אומרים מעטפת, איננו מתכוונים בהכרח לתפאורה, כי אם למגוון רחב של מוצרים ושירותים:
וודאו את היתכנות האירוע מול הרשויות
על הקמת האירוע עצמו הסירו חשש מלבכם; כל חברה המיומנת באספקת ציוד לאירועים, יודעת כיצד לשנע את הציוד עבור לוקיישנים הנחשבים ל’מאתגרים’. הדבר היחידי אולי שצריך באמת ובתמים להטריד את מנוחתכם הוא קודם כל קבלת האישור במידת הצורך, מן הגורמים הרלוונטיים. כך לצורך הדוגמה, אם תרצו לערוך אירוע בחופיה של ישראל, הרי שישנם חופים בהם אסור להדליק אור. הסיבה לכך נעוצה בפגיעה בבעלי החיים הפעילים באזור בלילה. כמו כן, באזורי טבע אחרים חל איסור בתכלית האיסור להדליק אש. במידה ועורכים אירוע, הרי שחשוב לערוך את כל שיעורי הבית הנדרשים החל מאיתור מיקום המאושר על-ידי הגורמים הרלוונטיים ועד לביטוח הנוכחים.
בדקו את סדר גודל האירוע מול חברה המתמחה בציוד לאירועים
פרט חשוב נוסף שיש לבדוק הוא את יכולתה של החברה המתמחה באספקת ציוד לאירועים, ובכן… לספק את הסחורה. האם מדובר בחתונה בסדר גודל של 200 מוזמנים? או שמא 600 ומעלה? אלו מספרים שחשוב לבחון כבר במהלך החיפושים אחר האזור המיועד לחתונה בטבע.
פרט אשר יכול בהחלט השפיע על עלויות תכנון האירוע, הוא יצירת קונספט ייחודי. בחברת רנט איוונט, אנו מתמחים בייצור תפאורה וציוד באופן המותאם במיוחד לדרישות הלקוח. כך שאם אתם מתכננים חתונה כפרית בלב לבו של הטבע, הרי שאנו יכולים להתייחס לכך עם קווים עיצוביים אופייניים דוגמת פריטים העשויים משילוב עץ, ברזל ואבן.
בדקו שיש גיבוי לכל דבר
במקרה שבו התאורה או ההגברה ניזוקים או לא עובדים, במקרה שבו הגנרטור איננה מספק עבודתו – הרי שאם לא נקבע לעצמנו תכנית גיבוי, מקרה שכזה עלול להתברר כזיכרון צורם ומכאיב. וודאי שחודשים של תכנון אינם צריכים לרדת לטמיון בכלל מכשור חשמלי אחד שאיננו מתפקד כהלכה.
על כן, חשוב תמיד לוודא מול החברה המשכירה את הציוד לאירוע המתקרב, כי ישנו גיבוי במקרים בהם דבר מה איננו מתפקד כשורה.
אין ספק שלצד הפסטורליות שאירוע חתונה בטבע מציע, ישנם היבטים נוספים שיכולים להפוך את התכנון וההוצאה לפועל לדי קשים ומאתגרים. ועם זאת, אם תתכננו את האירוע המתקרב נכונה, הרי שהתוצאה תהיה בלתי נשכחת וזיכרון שייצרב בזיכרונכם ושל כל החוגגים והמוזמנים.
